E-mail šablony

E-mail šablony definují, co se posílá klientovi v automatických e-mailech — odeslání faktury, upomínky před a po splatnosti, poděkování za platbu, vystavení nabídky. Místo výchozího textu si můžete připravit vlastní s vaším brandem a tonalitou.

Každá šablona má předmět a tělo (HTML). Můžete použít proměnné, které se nahradí konkrétními hodnotami při odesílání.

V šablonách použijte tyto placeholdery — nahradí se reálnými hodnotami při odeslání:

• {{invoice_number}} — číslo faktury (např. FV2026-0001)
• {{contact_name}} — jméno klienta
• {{contact_name_comma}} — to samé s mezerou vepředu (např. „, pane Nováku")
• {{amount}} — celková částka
• {{currency}} — měna (CZK / EUR / …)
• {{due_date}} — datum splatnosti
• {{company_name}} — vaše firma
• {{portal_url}} — odkaz na klientský portál

Aplikace má 5 vestavěných šablon, které jsou aktivní pokud si nepřipravíte vlastní:

• Standardní faktura — průvodní text k vystavené faktuře
• 1. upomínka (přátelská) — pro lehce po splatnosti
• 2. upomínka (důraznější) — opakovaná upomínka
• 3. upomínka (před vymáháním) — poslední výzva před soudem/inkasem
• Děkujeme za platbu — potvrzení úhrady

Tyto šablony slouží jako fallback a inspirace. Vlastní šablonu vytvoříte v Nástroje → E-mail šablony.

Pro upomínky a poděkování můžete zapnout automatické odesílání:

• 1. upomínka — 7 dní po splatnosti
• 2. upomínka — 14 dní po splatnosti
• 3. upomínka — 30 dní po splatnosti
• Děkujeme za platbu — den po přijetí platby

V Nastavení → E-mail šablony zaškrtnete „Automaticky odesílat" u příslušné šablony. Cron v 8:00 a 17:00 prochází otevřené faktury a posílá podle pravidel.

Na každou fakturu se každá šablona odešle maximálně jednou — žádný spam.

Před uložením šablonu otestujte — tlačítko „Náhled" ji vyrenderuje s ukázkovými daty. Pak ji můžete odeslat sami sobě jako testovací e-mail (tlačítko „Poslat test").

Všechna odeslání skutečných šablon se zaznamenají v historii faktury v sekci „Odeslané e-maily" — vidíte i SMTP status, kdy byl e-mail otevřen a případnou chybu doručení.